Trong các ngành công nghiệp có nhu cầu cân hàng hóa chính xác như vận tải, sản xuất, kho bãi hay khai thác vật liệu, việc kiểm soát trọng lượng bì (trọng lượng của phương tiện khi không có hàng hóa) là cực kỳ quan trọng. Chỉ một thay đổi nhỏ, vài chục kilogram trên trọng lượng của một chiếc xe, có thể nhân lên thành hàng tấn thất thoát mỗi tháng.
Để giải quyết vấn đề này, SmartScale đã phát triển tính năng cảnh báo rủi ro lệch bì tự động, giúp doanh nghiệp giám sát trọng lượng bì của từng phương tiện, phát hiện sai lệch kịp thời và gửi cảnh báo tức thì. Tính năng này đáp ứng mọi quy trình vận hành khác nhau.
Bài viết này sẽ đi sâu vào mọi khía cạnh của vấn đề lệch bì:
- “Lệch bì” chính xác là gì và nó gây ảnh hưởng như thế nào cho doanh nghiệp?
- Các chiêu trò gian lận lệch bì tinh vi.
- Cách hoạt động chi tiết của tính năng cảnh báo lệch bì thông minh.
- Những lợi ích vượt trội của tính năng cảnh báo lệch bì.
Lệch bì là gì?
Lệch bì là sự chênh lệch về trọng lượng của cùng một phương tiện khi ở trạng thái rỗng (không chở hàng) giữa các lần cân (sinh từ 2 phiếu cân) khác nhau. Ví dụ, hôm qua xe tải A có trọng lượng bì là 10.000 kg, nhưng hôm nay trọng lượng bì của nó lại là 10.150 kg. Sự chênh lệch 150kg đó chính là “lệch bì”.
Sự chênh lệch này có thể đến từ hai nguyên nhân chính:
- Lệch bì không chủ đích: Gây ra bởi các yếu tố khách quan như lượng nhiên liệu trong bình thay đổi, điều kiện thời tiết (xe ướt sau cơn mưa), hoặc hao mòn tự nhiên. Mức chênh lệch này thường nhỏ và có thể chấp nhận được.
- Lệch bì có chủ đích (Gian lận): Có thể là do nhân viên kết hợp với tài xế cố tình thay đổi trọng lượng xe rỗng để trục lợi.
Các chiêu trò gian lận lệch bì & Hậu quả
Hiểu được những phương thức gian lận thực hiện sẽ giúp trạm cân thấy được tầm quan trọng của tính năng cảnh báo lệch bì tự động. Dưới đây là những thủ thuật phổ biến nhất:
- Thay đổi trọng lượng bì bằng cách thêm/bỏ bớt vật nặng vào xe
- Các tài xế có thể thêm vật nặng vào xe để tăng trọng lượng bì trước khi cân. Điều này sẽ làm sai lệch trọng lượng bì khi tính toán trọng lượng hàng hóa thực tế.
- Hậu quả: Gian lận này có thể khiến khách hàng nhận được khối lượng hàng lớn hơn hoặc doanh nghiệp phải trả tiền cho giá trị hàng hóa “ảo”, ngoài ra còn có thể khiến trạm cân mất uy tín, niềm tin từ đối tác khi trọng lượng bị tính sai.
- Reset trọng lượng bì thủ công
- Một số trạm cân có thể không có hệ thống kiểm tra chặt chẽ, dẫn đến việc nhân viên reset trọng lượng (reset zero) trước khi cân xe, trọng lượng bì của xe sẽ đưa về mức thấp hơn thực tế, làm sai lệch toàn bộ quá trình cân.
- Hậu quả: Tính toán sai trọng lượng hàng hóa, khiến doanh nghiệp phải chịu thiệt hại tài chính vì mất tiền cho các dịch vụ vận chuyển không chính xác hoặc bị phạt vì vi phạm quy định của cơ quan quản lý.
- Thay đổi loại hàng hóa trong khai báo
- Tài xế hoặc nhân viên có thể khai báo trọng lượng hàng hóa thấp hơn thực tế hoặc thay đổi loại hàng hóa để trốn tránh phí vận chuyển cao.
- Việc này không chỉ ảnh hưởng đến doanh thu mà còn có thể vi phạm quy định pháp lý, gây tổn hại đến uy tín và hình ảnh của doanh nghiệp.
Hậu quả: Chỉ cần một chênh lệch 50kg mỗi chuyến, với một xe chạy 10 chuyến/ngày, doanh nghiệp đã mất đi 500kg hàng hóa. Với một đội xe hàng chục chiếc, con số thất thoát mỗi năm có thể lên đến hàng tỷ đồng. Đây là một tổn thất khổng lồ, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Cách thức hoạt động của tính năng cảnh báo lệch bì
Thiết lập ngưỡng lệch bì
Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh ngưỡng lệch bì cho phép dựa trên yêu cầu và đặc thù vận hành:
- Ngưỡng lệch bì hiện SmartScale đang hỗ trợ thiết lập sẵn là 2% của khoảng trọng lượng xe.
- Ngưỡng lệch đảm bảo rằng cảnh báo chỉ xuất hiện khi trọng lượng thực sự vượt mức cho phép, tránh cảnh báo sai hoặc quá nhạy.
Điều này giúp cân bằng giữa độ nhạy cảnh báo và thực tế vận hành, đảm bảo hệ thống linh hoạt và hiệu quả.
Ghi nhận trọng lượng bì chuẩn hoặc lần cân gần nhất
Hệ thống SmartScale lưu trữ trọng lượng bì của từng phương tiện dựa trên:
- Trọng lượng bì lần cân gần nhất: Hệ thống sử dụng dữ liệu cân trước đó để so sánh trọng lượng mới.
- Trọng lượng bì chuẩn: Nếu đã thực hiện cân 1 lần trước đó, trọng lượng bì chuẩn được lưu trữ và sử dụng làm cơ sở so sánh (Nếu thực hiện cân 2 lần hoặc cân xác minh khi đã lưu trữ trọng lượng bì chuẩn)
Điều này đảm bảo rằng mỗi phương tiện đều được giám sát dựa trên dữ liệu thực tế, giúp tránh sai sót và gian lận.
Tự động so sánh trọng lượng bì mới với dữ liệu trước đó
Khi xe tiến hành cân, hệ thống sẽ tự động đối chiếu trọng lượng bì mới với trọng lượng bì trước đó của cùng phương tiện.
- Nếu trọng lượng bì mới nằm trong ngưỡng lệch cho phép, quá trình cân được ghi nhận bình thường vì có thể do các nguyên nhân không chủ đích.
- Nếu trọng lượng bì vượt quá ngưỡng lệch đã thiết lập, hệ thống sẽ ghi nhận và tự động gửi cảnh báo về cho quản lý qua email với đầy đủ thông tin phiếu cân và lệch bì của xe.
Lưu trữ và so sánh dữ liệu trọng lượng bì
SmartScale lưu trữ toàn bộ dữ liệu trọng lượng bì của phương tiện và có riêng module Cảnh báo lệch bì cho từng phương tiện:
- Lưu trữ danh sách phương tiện và trọng lượng bì của phương tiện qua từng lần cân.
- Tạo lệch bì chi tiết cho từng xe khi có từ 2 phiếu cân trở lên.
- Theo dõi chi tiết lệch bì và các phiếu cân liên quan (Có thể link sang phiếu cân để theo dõi chi tiết thông tin và hình ảnh khi có bất thường)
- Quản lý lịch sử lệch bì xe: Chi tiết lịch sử lệch bì xe sau mỗi phiếu cân phát sinh, so sánh giữa 2 lần cân gần nhất với nhau.
Gửi thông báo qua email
Khi phát hiện trọng lượng bì vượt ngưỡng: Quản lý trạm cân có thể giám sát từ xa, xử lý các trường hợp bất thường kịp thời. Cơ chế cảnh báo ngay lập tức giúp ngăn ngừa gian lận, sai sót và tăng cường độ chính xác dữ liệu cân.
Lợi ích khi sử dụng tính năng cảnh báo lệch bì
- Chống thất thoát tài sản hiệu quả 24/7: Hệ thống tự động phát hiện bất thường, giảm rủi ro xe khai báo sai trọng lượng hoặc gian lận trong vận chuyển hàng hóa, chống thất thoát tài sản cho trạm cân.
- Tăng cường độ chính xác và minh bạch: Mỗi lần cân được ghi nhận và đối chiếu tự động, đảm bảo dữ liệu cân đáng tin cậy.
- Tăng cường trách nhiệm của đối tác vận tải: Khi các tài xế và đối tác vận tải biết rằng mọi thay đổi về trọng lượng xe đều bị giám sát chặt chẽ, họ sẽ có ý thức và trách nhiệm hơn trong việc duy trì sự ổn định của phương tiện.
- Quản lý dữ liệu tập trung và hiệu quả: Tất cả dữ liệu trọng lượng bì và cảnh báo được lưu trữ trên nền tảng Cloud, dễ dàng truy xuất và tạo báo cáo định kỳ.
- Linh hoạt và dễ thiết lập: Ngưỡng lệch bì đã được thiết lập sẵn và có thể tùy chỉnh, đảm bảo cảnh báo chính xác và phù hợp với nhiều loại trạm cân.
Áp dụng tính năng cho quy trình vận hành Cân 2 lần
Tính năng cảnh báo lệch bì của SmartScale, có thể áp dụng trong những trạm cân thực hiện Cân 2 lần (cân rỗng + cân đầy) thông thường hoặc trạm cân đã lưu trữ bì chuẩn nhưng vẫn muốn cân rỗng để kiểm soát bì xe: Hệ thống so sánh trọng lượng bì mới với trọng lượng bì lần cân trước để phát hiện sai lệch.
Đối với những trạm cân sử dụng quy trình cân 1 lần – đã được thiết lập bì chuẩn và sử dụng trọng lượng này cho mọi lần cân, không có cân rỗng nên sẽ có thể không cần thiết kiểm soát trọng lượng bì bằng tính năng này.
Triển khai tính năng cảnh báo lệch bì mà không phải thay đổi quy trình vận hành hiện tại, vừa đảm bảo chính xác, vừa nâng cao hiệu quả kiểm soát.
Tham khảo thêm: Tính năng Cân 1 lần – Tự động trừ bì , Tính năng chống reset zero
So sánh trước và sau khi sử dụng tính năng cảnh báo lệch bì của SmartScale
| Trước khi sử dụng | Sau khi sử dụng |
|---|---|
| Nhân viên tự kiểm tra trọng lượng bì thủ công, dễ sai sót | Hệ thống tự động phát hiện lệch bì, giảm sai sót |
| Khó phát hiện gian lận hoặc sự thay đổi trọng lượng | Cảnh báo tức khi vượt ngưỡng lệch bì, đối chiếu với thông tin chi tiết của từng phiếu cân |
| Dữ liệu cân không lưu trữ tập trung | Dữ liệu được lưu trữ và so sánh trên nền tảng Cloud |
Nhờ vậy, SmartScale giúp các doanh nghiệp duy trì độ chính xác tuyệt đối trong mọi lần cân, giảm thiểu rủi ro và tăng hiệu quả vận hành.
Kết luận
“Gian lận lệch bì” không còn là một rủi ro nếu doanh nghiệp có đúng công cụ để kiểm soát nó. Hệ thống cảnh báo lệch bì tự động của SmartScale tính năng hiệu quả giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản, tối ưu hóa lợi nhuận và xây dựng một quy trình vận hành minh bạch, chuyên nghiệp.
Liên hệ SmartScale ngay hôm nay để triển khai tính năng cảnh báo lệch bì và nâng cao hiệu quả quản lý trạm cân của bạn!
