Trong quá trình vận hành trạm cân xe tải, một trong những khâu dễ phát sinh sai sót, chậm trễ và rủi ro về thuế chính là việc chuyển dữ liệu từ phiếu cân sang hóa đơn VAT. Đa số phần mềm cân xe không thể tích hợp MISA, do đó nhiều đơn vị vẫn đang nhập tay thông tin cân xe vào phần mềm kế toán, vừa mất thời gian, vừa tiềm ẩn nguy cơ sai lệch số liệu.
Nhằm giải quyết triệt để vấn đề này, SmartScale đã tích hợp trực tiếp với hệ thống hóa đơn điện tử MISA thông qua API, giúp chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu cân xe và tự động tạo hóa đơn VAT một cách nhanh chóng, chính xác và minh bạch.
SmartScale tích hợp MISA qua API – Kết nối trực tiếp giữa trạm cân và kế toán
SmartScale được phát triển để đáp ứng khả năng kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử MISA thông qua API chính thức do MISA cung cấp, cho phép truyền dữ liệu một cách tự động và an toàn.
Thông tin được đồng bộ từ SmartScale sang MISA bao gồm:
- Thông tin người mua hàng (tên đơn vị, mã đơn vị, mã số thuế, địa chỉ)
- Thông tin hàng hóa (Tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền)
- Thuế suất GTGT
Nhờ kết nối API, dữ liệu không cần nhập lại, tránh hoàn toàn tình trạng sai sót do nhập tay hoặc chênh lệch giữa bộ phận vận hành trạm cân và kế toán.
Đọc thêm: Chọn cấu hình máy tính thế nào để phục vụ cân xe tại trạm cân
Quy trình tạo hóa đơn VAT tự động từ phiếu cân trên SmartScale
Quy trình tích hợp MISA được xây dựng đúng theo nghiệp vụ thực tế tại trạm cân, rõ ràng và dễ kiểm soát:
Bước 1: Cân xe đủ 2 lần và lưu phiếu cân
- Xe thực hiện cân lần 1 và cân lần 2.
- SmartScale tự động tính trọng lượng hàng.
- Nhân viên xác nhận và lưu phiếu cân trên phần mềm.
Bước 2: Tạo hóa đơn VAT trên MISA từ SmartScale
- Ngay sau khi phiếu cân được lưu, hệ thổng thiển thị thông báo “Tạo hóa đơn trên Misa thành công” cho phép người dùng tạo hóa đơn VAT trên MISA chỉ bằng một thao tác “Lưu phiếu”
- Hệ thống tự động đẩy toàn bộ dữ liệu cần thiết sang MISA thông qua API.
- Kế toán không cần nhập lại số liệu cân xe.
Bước 3: Phát hành hóa đơn điện tử theo quy định
- Hóa đơn được xử lý, ký số và phát hành trên hệ thống MISA.
- Đảm bảo tuân thủ đầy đủ quy định về hóa đơn điện tử và thuế VAT.
Quy trình này giúp rút ngắn thời gian xuất hóa đơn, đặc biệt hiệu quả với các trạm cân có lưu lượng xe lớn mỗi ngày.
Quản lý hóa đơn điện tử tập trung trên Web quản lý SmartScale
Không chỉ dừng lại ở việc tạo hóa đơn, SmartScale còn hỗ trợ quản lý hóa đơn điện tử ngay trên nền tảng Web quản lý:
- Xem danh sách hóa đơn VAT đã tạo từ dữ liệu cân xe
- Tra cứu hóa đơn theo:
- Số hóa đơn
- Tên khách hàng
- Thời gian
- Đối chiếu nhanh:
- Phiếu cân ↔ Hóa đơn VAT
- Phân quyền truy cập:
- Nhân viên vận hành
- Kế toán
- Quản lý / chủ doanh nghiệp
Nhờ đó, dữ liệu trạm cân và dữ liệu kế toán được liên kết chặt chẽ, dễ kiểm tra, dễ đối soát và thuận tiện khi làm việc với cơ quan thuế.
Lợi ích khi tích hợp SmartScale với MISA
Việc tích hợp SmartScale với MISA mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp vận hành trạm cân:
- Giảm tối đa nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót
- Chuẩn hóa dữ liệu từ vận hành sang kế toán
- Tiết kiệm thời gian cho nhân viên cân và kế toán
- Minh bạch số liệu, dễ kiểm tra – đối chiếu
- Đáp ứng đúng quy định về hóa đơn điện tử và thuế VAT
- Phù hợp cho:
- Mỏ đá, khoáng sản
- Bãi gỗ, vật liệu xây dựng
- Nhà máy sản xuất
- Trạm cân dịch vụ
Kết luận
Tính năng SmartScale tích hợp MISA là bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa dữ liệu cân xe sang hóa đơn VAT, giúp trạm cân vận hành chuyên nghiệp, minh bạch và đúng chuẩn kế toán – thuế. Thay vì xử lý thủ công, doanh nghiệp có thể tự động hóa toàn bộ quy trình từ cân xe → lưu phiếu → tạo hóa đơn → quản lý hóa đơn, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả vận hành.
Nếu doanh nghiệp của anh/chị đang sử dụng MISA và muốn đồng bộ dữ liệu trạm cân một cách chính xác, SmartScale chính là giải pháp phù hợp để triển khai ngay.
