Phiếu cân hàng là một tài liệu ghi lại thông tin chi tiết về quá trình cân xe tải, hàng hóa hoặc động vật, được tạo ra và lưu trữ bằng phần mềm quản lý cân. Thông tin trong phiếu là các thông tin chỉ số quan trọng của cân. Bài viết này nêu ra các thành phần của phiếu cân hàng.
Bạn có thể muốn tìm hiểu thêm về phiếu cân điện tử tại: Phiếu cân điện tử là gì?
Thông tin về trạm cân và đơn vị phát hành phiếu cân hàng
Tên và địa chỉ của đơn vị phát hành phiếu cân là thông tin đầu tiên và quan trọng nhất. Giúp xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm phát hành phiếu cân và từ đâu. Thông tin này thường bao gồm tên chính thức của công ty, địa chỉ văn phòng chính, số điện thoại liên hệ và địa chỉ email.
Thông tin về phương tiện và hàng hóa
Biển số xe
Biển số xe là một thông tin bắt buộc trên phiếu cân hàng, đặc biệt khi cân hàng hóa được vận chuyển bằng xe tải hoặc xe container. Thông tin này giúp xác định chính xác phương tiện đã thực hiện quá trình cân.
Loại hàng hóa
Loại hàng hóa mô tả chi tiết về sản phẩm hoặc nguyên liệu đang được cân. Thông tin này có thể bao gồm tên hàng hóa, mã sản phẩm và mô tả chi tiết về tính chất của hàng hóa. Việc ghi chú chính xác loại hàng hóa giúp đảm bảo quá trình quản lý kho bãi và kiểm soát chất lượng diễn ra hiệu quả.
Hình ảnh cân
Thông tin về hình ảnh cân bao gồm các bức ảnh chụp lại quá trình cân hàng hóa, phương tiện vận chuyển, và cân điện tử hiển thị khối lượng. Những hình ảnh này cung cấp bằng chứng trực quan về quá trình cân, giúp tăng cường tính minh bạch và xác thực. Hình ảnh cân thường được lưu trữ cùng với dữ liệu cân và có thể được sử dụng để đối chiếu hoặc kiểm tra lại khi cần thiết.
Thời gian cân
Thời gian cân là thông tin không thể thiếu, giúp theo dõi chính xác thời điểm mà quá trình cân diễn ra. Thông tin này bao gồm ngày và giờ cụ thể, từ đó hỗ trợ việc quản lý lịch trình vận chuyển và lưu trữ hàng hóa. Việc ghi chú chính xác thời gian cân cũng giúp xác định nguyên nhân của bất kỳ sai lệch nào trong quá trình quản lý hàng hóa.
Kết quả cân
Kết quả cân bì và cân tổng
Kết quả cân bao gồm khối lượng xe hoặc hàng hóa trước và sau khi tải hàng (bì và tổng). Thông tin này giúp tính toán khối lượng tịnh của hàng hóa một cách chính xác. Khối lượng trước khi tải hàng thường gọi là trọng lượng bì, còn khối lượng sau khi tải hàng là trọng lượng tổng. Khối lượng tịnh được tính bằng cách trừ trọng lượng bì từ trọng lượng tổng.
Khối lượng hàng
Khối lượng hàng là trọng lượng thực tế của hàng hóa mà không bao gồm bất kỳ bao bì hoặc phương tiện vận chuyển nào. Đây là thông tin quan trọng nhất trên phiếu cân, giúp xác định chính xác lượng hàng hóa đang được quản lý.
Thông tin người thực hiện
Thông tin về người thực hiện bao gồm tên và tài khoản của người thực hiện phiếu cân, được lưu lại trên phiếu cân.
Thông tin xác thực phiếu cân hàng
Thông tin xác thực nhằm tăng cường tính minh bạch, chống chối bỏ và chống làm giả của phiếu cân. Thường sử dụng mã QR để xác minh. Mã QR chứa một dãy ký tự duy nhất gắn liền với phiếu cân. Thông qua quá trình mã hóa và giải mã thông tin phiếu cân sẽ xác mình được phiếu cân có toàn vẹn hay không.
Tìm hiểu thêm về phiếu cân chống giả mạo tại: Phiếu cân chống làm giả là gì? Vai trò của nó đối với trạm cân xe
Kết luận
Trên đây là các thành phần của phiếu cân hàng, mỗi yếu tố đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của quá trình cân đo hàng hóa. Từ thông tin cơ bản về đơn vị phát hành phiếu cân, trạm cân, và phương tiện hoặc hàng hóa, đến thời gian cân, kết quả cân, thông tin người thực hiện, mã xác nhận hoặc QR code, và cả thông tin hình ảnh cân, mỗi thành phần đều góp phần tạo nên một hệ thống quản lý hiệu quả và tin cậy.
